Nya förslag: Tredagars-utdelning och tvång på digital brevlåda

Exakta som är en av Nordens största grafiska koncerner byter till mjukvaran Gelato Connect för inköp, arbetsflöde och hantering av frakter för hela sin grafiska produktion.

– Utan en ny mjukvara kan vi inte nå dit vi vill i vår effektivisering och vi kommer inte kunna nå våra lönsamhetsmål, säger Håkan Larsson som är koncernchef på Exakta till Branschkoll när vi träffas i Gelatos monter på Drupa.

Exakta är på plats med ett helt team och med hos Gelato är förutom Håkan Larsson också Jonas Persson som är ansvarig för e-handelskunder hos Exakta och Kristian Runström som jobbar med digital integration.

Kapacitetsutnyttjandet måste upp

Kapacitetsutnyttjandet i branschen måste närma sig de tal som finns i annan industri, där man ligger på minst över 80 procent, ibland 90 procent och i vissa fall långt över det. I grafisk industrin så pratar många om att hårdvaran som finns bara används runt 20 procent av dess potential. ”Uptime” kan vara så lågt som 60 procent för vissa maskiner och i vissa fall till och med lägre.

– Just nu vet vi inte hur långt vi kan komma, men nu är det ju faktiskt någon som jobbar med rätt målbild och det tycker jag har saknats tidigare, säger Håkan Larsson.

Grafisk industrin har i många delar gått mot e-handel, mikroordrar och personalisering och det är där Exakta och Gelato är idag. 

– Nu måste vi få in de traditionella jobben i samma system och tankesätt och det tror vi egentligen är mycket enklare än e-handelsjobben, säger Jonas Person som ansvarar för e-handelskunderna på Exakta.

Från många till ett system

Exakta och Gelatos samarbete inleddes för många år sedan som ett kund-leverantörs-förhållande som har växt med tiden och idag är Gelato en av Exaktas absolut största kunder.

– Skillnaden mellan att jobba med Gelato jämfört med andra kunder är att här handlar det inte om att lämna en offert och så kanske du får jobbet. Här är det ett partnerskap som man blir väldigt involverad i, vilket är både på gott och på ont att man känner varandra så väl, enligt Håkan.

Men det är också detta partnerskap som har fördjupats och har lett till att Exakta nu tidigt går in Gelato Connect och ska ha det som sitt enda arbetsflöde.

– Vi har använt Connect under lång tid men bara för Gelatoordrar. Och så har vi jobbat i andra system för våra andra e-handelskunder.

”Springer åttor runt de traditionella systemen”

Nu ska man ta detta vidare och inte bara köra e-handelsordrar, utan alla jobben som går genom Exakta, med Gelatos mjukvara. Det innebär att allt i Exaktas produktionsanläggning knyts samman, från inköp till workflow och logistik.

– Visionen för mig är att vi kan involvera hela den grafiska industrin så att vi kan automatisera våra orderflöden, vår prissättning, vår utskjutning och sedan koppla på frakt och inköp på det. Då får vi en helt automatiserad produktion, i alla fall mjukvarumässigt. 

– Det tempot som Gelato har, den kulturen som finns där, när det väl sätts fart så sätts det fart på riktigt. De springer åttor runt de traditionella systemen.

Många utmaningar på vägen

Frågan är om det är praktiskt möjligt att ha ett system för hela företagets produktion?

– Man kan inte säga att det inte är möjligt, för då ger vi ju upp. Jag tror absolut att det är möjligt även om det finns många hinder på vägen. Men det är ju också det som är spännande att vara med på den resan.

Som grafiskt företag går det att spara mängder med tid och mängder med fel som görs i den manuella processen som man idag har för sina traditionella jobb.

Jämfört med jobben som kommer från e-handeln, där allt är hundra procent automatiserat, så är det två väldigt olika processer. Och nu är målet att alla jobb ska hanteras på samma sätt.

– Det finns en tradition att ”det här har vi redan provat, det går inte att ändra på”. Det går det visst att göra, frågan är bara hur, och hur långt man kan nå, säger Håkan.

Exakta börjande med Gelato som den första e-handelskunden men idag har detta utvecklats till många fler. Bara senaste tiden har man adderat ett 50-tal nya kunder.

– Vi vet ju inte, idag är många av de här små, men vi hoppas att alla kan växa snabbt. Kanske kan de också ha samma kraftiga tillväxt som många andra.

Och om denna tillväxt kommer under den mest hektiska perioden för e-handeln, i november och december, så kan det bli en utmaning för Exakta.

Vill skapa ett virtuellt moln med maskinkapacitet

Här kommer man in på en annan idé som finns hos både Gelato och Exakta. Att skapa en möjlighet för ett system, en ”Load balancer”, med kapacitet som kan utnyttjas över företagsgränserna.

Om det finns ledig kapacitet hos Exakta i Malmö så ska någon annan på ett enkelt sätt kunna använda den istället. Då kommer hela branschens kapacitet att utnyttjas i högre grad och därmed kan man bli mer lönsam i stort.

– Vi kan ha virtuella nätverk där Exakta kan lasta upp ledig kapacitet när den finns, och hämta hem kapacitet när man behöver det. Ett virtuellt moln som fylls med maskinkapacitet där man till och med på sikt ska kunna välja i vilken maskin man vill skicka jobbet, säger Henrik Müller-Hansen, som är Gelatos vd och grundare.

– Om det finns ledig kapacitet hos ett företag ska ett annat företag, oavsett storlek, kunna använda den kapaciteten.